Descripción del proyecto

Gestión de
Contenidos
Empresariales

La problemática:

Actualmente, la transformación y disrupción digital de las diversas plataformas que las Instituciones de Educación Superior y sus colaboradores manejan en el día a día, genera un volumen de información que se vuelve difícil de administrar, controlar y operar eficientemente dentro de los diversos procesos organizacionales; admisiones, registro académico, compras, contratación, gobierno institucional, actas, facturas, autorizaciones, hojas de vida, correos electrónicos, sistemas de archivos, sistemas empresariales, además de mantener diversos procesos manuales, inclusive basados en papel, que entorpecen las operaciones y ralentizan la toma de decisiones.

Cualquier proceso de la organización genera cruces de información entre los diversos actores institucionales que en muchos al no ser visibles, trazables y auditables generan ineficiencias, reprocesos, pérdidas de información que repercuten en falta de productividad para las Universidades y experiencias deficientes para los estudiantes.

La mayoría de las organizaciones determinan que necesitan una solución de gestión de contenido empresarial (ECM) después de haber identificado un desafío institucional dominante, que por lo general incluye la administración de mucho papel o información sin estructurar, lo cual causa cuellos de botella a la hora de tratar de procesar, acceder o almacenar la información.

Información Estructurada

Con acceso directo a la información y automatización de procesos, OnBase acelera la toma de decisiones y mejora la comunicación. Además de integrarse con sistemas de información para estudiantes, los documentos y datos almacenados en OnBase se sincronizan con sistemas de registro(SIS – ERP – CX), extendiendo las aplicaciones que usa actualmente con servicios de gestión de contenido, todo en una misma plataforma con acceso inmediato en la Nube.

Desde oficinas administrativas, departamentos académicos y relaciones de ex alumnos hasta tesorería, admisión y registro, OnBase eleva la capacidad de las Instituciones de Educación Superior transversalmente para proporcionar un servicio estudiantil superior, procesos administrativos de calidad, trazabilidad y confiabilidad de la información.

OnBase ofrece soluciones a través de una única plataforma, la cual gestiona todo el contenido empresarial en una ubicación segura, integrándose con el resto de las aplicaciones, para poder disponer de la información en el momento y el lugar en el que se necesite, lo que aportará mejoras a nivel de servicio y productividad, reducción de costes operativos y minimización de riesgos.

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OnBase ayuda a las Instituciones de Educación Superior, a desarrollar sus estrategias de Transformación Digital, apoyando los objetivos y la automatización de procesos en todos los niveles de la organización

Admisiones y
Registro

Gestión de Aplicaciones

Asistencia Económica

Procesos de Registro

Servicios a Estudiantes

Visión 360º del Estudiante

Rectoría y
Secretaría General

Jurídica y Legal

Gestión de Contratos

Gestión de Correspondencia

Actas y Reuniones

Revisión de Mallas

Recursos
Humanos

Gestión de Expedientes de Empleados y Docentes

Políticas y Procedimientos

Selección y Contratación

Relaciones con los Empleados

Gestión de Procesos Administrativos

Cuentas por Pagar CXP
Proveedores
Factura Electrónica
Pagos
Aprobaciones
No Conformidades

Cuentas por Cobrar CXC
Clientes

Órdenes de Compra
Comprobantes de Entrega
Facturación
Créditos y Cobros
No Conformidades
Pagos

Gestión de Contratos
Solicitudes de Contratos

Auditoría
Colaboración y Revisión
Firmas y Aprobaciones
Obligaciones
Vigencia
Enmiendas y Adendas

Cierre Financiero
Distribución de Tareas

Revisión y Conciliación
Excepciones
Trazabilidad
Auditorías Contables

Personalización de
Flujos y Reglas de
Procesos

Solución Transversal que Conecta Toda su Institución

Registro, Auditoría y
Trazabilidad de
la Información

Carga y Uso
de Información
según Rol

Dashboards,
Analytics
y Reportes

Implementación Ágil y Sencilla con Soporte Robusto

Nuestro Modelo de Gestión de Contenidos Empresariales

Piense en los procesos más críticos en la institución, aquellos que son esenciales para el éxito. Ahora piense quién debe estar involucrado en estos procesos. Por ejemplo, un vicerrector que aprueba la contratación de un profesor de asignatura, un estudiante que solicita inscripción a uno de los programas más concurridos. La mayoría del tiempo, las decisiones requieren de varios puntos de vista y de información de varias fuentes. En este caso, la tecnología de una solución de gestión de contenidos empresariales y procesos hace una diferencia inmensa en la institución. Esto es OnBase.

Transversalidad en Procesos Institucionales

OnBase cuenta con soluciones a la medida en diversas áreas de la Institución, sea gestión de procesos de compras, carpeta única de docentes, colaboradores y docentes, gestión del ciclo de vida de documentos, o ayudar en la visibilidad de la información de los estudiantes desde su proceso de admisión hasta que se convierten en egresados y vuelven a tomar un nuevo postgrado. OnBase cuenta con capacidades de personalización que se ajustan al cómo cada Institución opera, ayudando a dar visibilidad a los procesos de cada área y una capacidad superior en la trazabilidad de la información que permite procesos de auditoría efectivos.

Integración con Sistemas Educativos

Su sistema de información de estudiantes (SIE) contiene información esencial que usted necesita para poder prestar servicio a sus estudiantes; desde nombres, direcciones y los cursos que están tomando, hasta notas y transacciones de facturación complejas. OnBase va más allá de vincular el contenido con su SIE, ya que también administra los procesos e información relacionados, todo esto en una única plataforma de información empresarial. Al combinar el contenido de apoyo con la información que se encuentra en su SIE, usted obtiene una vista completa de la información de sus estudiantes, de manera que cuenta con las herramientas necesarias para ofrecerles la mejor experiencia posible en su institución.

Auditoría y Trazabilidad de la Información

OnBase gestiona todas sus capacidades centrando su operación en los documentos con que opera. Cada proceso tiene capacidades de asignación de carpetas únicas (proveedor, estudiante, docente). Además, OnBase garantiza la accesibilidad exclusiva de la información a quién corresponde, y puede asignar niveles de seguridad por documentos o procesos para garantizar que la información llegue a la persona correcta, acelerando la automatización y el registro de transacciones que suceden con los documentos, generando tableros de control y con la facilidad de ver el registro de operación, cuellos de botella y puntos críticos dentro de los procesos.

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La Comunidad OnBase

Diferentes Universidades en Colombia ya cuentan con OnBase como su
Plataforma de Gestión de Contenidos Empresariales

OnBase es una Solución de Hyland:
OnBase ha sido nombrado líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para Plataformas de Servicios de Contenido. En este segundo año, el informe es una evolución del Cuadrante Mágico de Gartner para la Gestión de Contenido Empresarial, que había nombrado líder a OnBase durante siete años consecutivos.

ITIS es partner de Hyland para Colombia.

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Para conocer más sobre la gestión de información corporativa que te permita administrar casos, contenidos y procesos en tu Universidad podemos realizar un Diagnóstico Inicial.

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Julio Cesar Cortés V.
Consultor de Negocios
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